Contacts Journal : Un CRM fonctionnel pour iPad !

Mon ‘core-business’, depuis plus de 10 ans, c’est la relation client, la vente, le développement des affaires. Concrètement, je forme, coache, conseille, soutiens des équipes de vente, qu’elles soient internes ou externes ; plutôt des équipes de grandes entreprises même si je travaille aussi avec de nombreuses PME.

À ce titre, je me suis toujours intéressé aux CRM (Customer Relationship Management), ou GRC (Gestionnaires de Relation Client) en français.

En résumé, un CRM est un logiciel qui permet de documenter les contacts que l’on a avec ses clients, ses prospects, mais également de planifier des suivis, des relances. Un CRM, dès lors que l’on compte plus de 100 interlocuteurs, est un instrument dont on peut difficilement se passer une fois qu’on y a goûté.

Avec lui vous disposez d’un accès permanent à l’historique complet de chacun de vos contacts, vous ne les perdez jamais de vue. Ces contacts, ces historiques (appels, courriels, rencontres, offres, éventuellement échanges sur les RS), ces tâches, vous les classez par catégories, vous mesurez les ratios calqués sur votre processus de vente, vous créez et suivez des opportunités, etc.

Des CRM, aujourd’hui, il en existe 2 sortes.

  • Vous avez ceux qui s’installent en local sur votre disque dur, le plus connu sans doute de ce type étant ACT! commercialisé au Québec par mon client Contactik
  • Et puis vous avez ceux qui ont opté pour le ‘nuage’, c’est à dire qu’on y accède par le web. 2 exemples parmi les plus connus : SalesForce.com et SugarCRM.

Maintenant, on est en 2012 et de plus en plus de professionnels ont craqué pour un iPad et cherchent fort logiquement à en optimiser l’usage dans leur quotidien.
Act! pour iPad n’existe pas (encore), et quant à utiliser SalesForce.com depuis un iPad… Bon courage !

À force de recherches, j’ai fini par trouver un CRM pour iPad, une app très convenable qui fournit l’essentiel des fonctionnalités que l’on peut attendre de ce type d’outil. Bon, c’est évidemment très loin d’être aussi riche que ses grands-frères, mais très franchement ça ‘fait la job’ surtout si vous êtes indépendant ou travailleur autonome.

Alors, qu’est ce qu’offre ‘Contacts Journal‘ ??

Essentiellement, vous avez accès à 3 espaces :

  1. Les contacts, que vous pouvez consulter individuellement (avec tous les champs imaginables : Les incontournables notes de commentaires, et même le nom d’utilisateur Twitter ) ou via des listes organisées par nom, par nom de compagnie (pratique !), par contacts actifs (des ‘logs’ ou historiques et/ou des ‘to do’ tâches ont été crées) et même par ‘groupes’ c’est à dire par catégories (catégories que vous êtes libre d’éditer comme bon vous semble).
  2. Les ‘logs‘ (ou historiques) qui sont finalement des compte-rendus de contact. Compte-rendus d’entretien téléphonique, de rencontres, contenu de courriel (et à ce propos : Contact Journal établit un lien direct avec l’app Mail de votre iPad). Ces ‘logs’ sont consultables sous forme de liste tous contacts confondus, et vous pouvez afficher la totalité des ‘logs’ ou bien seulement ceux d’une journée donnée via une petite fenêtre calendrier. Et – très très utiles – ils sont ‘searchable’ : Vous voulez savoir avec quel contact vous avez récemment échangé sur le sujet, mettons, de la Chambre de Commerce ?? Facile : Vous tapez ‘chambre de commerce’ dans la fenêtre de recherche en haut de votre liste et bingo, Contact Journal fait le tri et n’affiche que les logs où cette expression figure. Pour terminer, bien évidemment, les ‘logs’ sont consultables par contact et – ce qui est là aussi très pratique – vous pouvez personnaliser votre liste de type de ‘logs’ afin de ‘coller’ à votre réalité d’affaire et processus de vente ! Par défaut les types de ‘logs’ sont ‘lunch’, ‘birthday’ etc. mais rien de vous empêche de les remplacer par ‘appel sortant’, ‘appel entrant’, ‘présentation d’offre’ etc. !
  3. Les ‘to-do‘ (ou tâches) qui permettent, comme leur nom l’indique, de planifier des suivis, des relances. Là encore, consultation globale tous contacts confondus, là encore ces ‘to-do’ sont entièrement ‘searchable’ ; et comme pour les ‘logs’ vous êtes libres de définir vos propres types de relance, par exemple ‘appel initial’, ‘courriel présentation d’offre’, ‘confirmation de rencontre’, etc.
Quelques captures d’écran pour vous donner une meilleure idée :

Contacts Journal CRM fonctionnel pour iPadContacts Journal CRM fonctionnel pour iPad

Contacts Journal CRM fonctionnel pour iPadContacts Journal CRM fonctionnel pour iPad

Contacts Journal CRM fonctionnel pour iPadContacts Journal CRM fonctionnel pour iPad

Donc, très concrètement, quand vous arrivez au bureau pour faire vos suivis, vous lancez l’application, vous choisissez l’onglet ‘to-do’ en bas, s’affichent alors toutes les relances / suivis à effectuer. Vous pouvez raffiner la liste par jour (si vous êtes en retard) en utilisant la fenêtre calendrier, ou encore par type de contacts en utilisant le filtre des groupes via l’onglet ‘contacts’. Sur un ‘to-do’ donné, un toucher sur la photo à gauche déploie sa fiche complète, tandis qu’un toucher sur le nom du contact associé ouvre la fiche contact intégrale… Il est très facile et rapide de modifier un ‘to-do’, de changer la date par exemple.

Et donc vous faites , par exemple, votre appel téléphonique, vous raccrochez, vous touchez ‘+’ dans l’onglet ‘logs’ pour créer un nouvel enregistrement, vous tapez votre compte-rendu d’appel, vous sauvez votre fiche ‘log’ pour la refermer, et puis fort logiquement vous modifiez – date et type d’action – votre fiche ‘to-do’ en fonction du nouveau suivi à effectuer avec ce contact. Enfin vous revenez à votre liste de ‘to-do’… Ça va vite et c’est très fonctionnel.

…Pour terminer, 4 autres points forts de cette application :

  • Depuis la fiche contact simplifiée, celle qui comprend les 2 onglets ‘logs’ et ‘to-do’ (voir photo) un toucher sur l’icône téléphone lance Skype iPad, un toucher sur l’icône courriel lance Mail iPad, une icône iMessage est même présente.
  • La base de données est synchronisée avec l’app Contacts de l’iPad. Donc quand vous créez par défaut un nouveau contact dans Contacts Journal, il est également créé dans Contacts. Également, si le contact existe déjà dans Contacts iPad, vous pouvez d’un toucher l’importer dans Contacts Journal. Pratique !
  • La base de données peut être hébergée et synchronisée sur DropBox, donc aucun risque de perdre quoi que ce soit si vous enregistrez vos changements régulièrement. Vous pouvez même envisager de partager la même base de données depuis 2 iPads.
  • Vos contacts peuvent être consultés directement sur un carte, pratique pour planifier vos visites, évaluer la couverture géographique de votre territoire !

…Et 2 bémols :

  • Parfois l’application – comme beaucoup d’autres – est instable et quitte brutalement. Fort heureusement, je n’ai pour le moment constaté aucune perte de données !
  • Curieusement, les contacts importés depuis Contacts iPad et qui viennent d’un scan de carte d’affaires (par exemple avec CardMunch) semblent poser des problèmes de synchronisation…